Digitaler Workflow in Zeiten von COVID-19

Wie Sie Ihre Produktivität steigern

In Zeiten von vermehrter Tele-Arbeit und der Reduktion physischer Abstimmungen und Besprechungen ist die Sicherstellung der produktiven und zielgerichteten Auftragsabwicklung in der gesamten Wertschöpfungskette auch ohne Präsenz aller Beteiligten oberste Priorität.

  • Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage selbstständig und ohne Abstimmung die zugewiesene Tätigkeit zu beginnen?
  • Werden Sie mit ständigen Rückfragen Ihrer Mitarbeiter konfrontiert?
  • Wissen Sie stets über den Status des Arbeitsfortschrittes Ihrer Mitarbeiter Bescheid?
  • Finden Sie alle erwarteten Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter und können diese ohne Rückfragen weiterbearbeiten?

Sollten Sie die Fragen mit NEIN beantworten müssen, sollten Ihre ersten Schritte die folgenden sein:

  • Sorgen Sie für Auftragsklarheit für jeden Einzelnen bereits bei Beginn der Tätigkeit!
  • Reduzieren Sie den Abklärungs- und Nachfrageaufwandes durch eindeutige Workflows!
  • Reduzieren Sie die Notwenigkeit von „Troubleshooting“ durch planbare strukturierte Tätigkeitsschritte in allen Prozessen!
  • Setzen Sie Standards in den erwarteten Ergebnissen sowohl bei Vollständigkeit und Qualität!
  • Setzen Sie Standards in der Ablage und Formatierung von Ergebnissen!

Diese Sicherstellung der Auftragsklarheit umfasst die Identifikation und Definition von Zielen und Inhalten jedes Prozessschrittes und die Ausformulierung der dafür benötigten Tätigkeiten. In weiterer Folge werden die Schnittstellen zu den benachbarten Prozessschritten in Form von Meilensteinen und Ergebnissen ausgearbeitet.

WICHTIG: Ziel ist immer den Gesamtnutzen des Unternehmens fachbereichs-übergreifend zu steigern und nicht einzelne Prozesse ohne Gesamtkontext zu optimieren.

Dieser abgestimmter Gesamtprozess muss in weiterer Folge in die bestehenden digitalen Prozesse integriert oder diese digitalen Prozesse aufgebaut werden. Entscheidungskriterium ist hierbei einzig der derzeitige und zukünftige Bedarf an digitalen Geschäftsprozessen, um für den Kunden das optimale und schlanke IT-System zu schaffen.

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